designoverlay: show | hide | 30% | 60% | 90%
Checklist contracten

Je hebt teksten geschreven in opdracht van een uitgever. Je gaat met die uitgever een contract tekenen. In deze checklist staan bepalingen waar je vooral op moet letten en  die van belang zijn bij het beoordelen van dat contract. Je staat daardoor steviger in de onderhandelingen met de uitgever.

De checklist is niet uitputtend. Er kunnen bepalingen in je contract voorkomen die in deze checklist niet worden behandeld. De checklist is bedoeld als algemene informatie en kan individueel advies niet vervangen. In het document Educatieve uitgeefcontracten in de praktijk vind je de punten die hieronder vermeld staan nog eens samengevat.

Voorovereenkomsten/briefcontracten/intentieverklaringen


Uitgevers hanteren vaak voorovereenkomsten tijdens de eerste periode van de ontwikkeling
van een methode. Een voorovereenkomst wordt ook wel briefcontract of intentieverklaring genoemd. Hierin zijn vaak al een aantal zeer belangrijke zaken geregeld en het is wel degelijk een overeenkomst met vaak vergaande consequenties voor het uiteindelijke contract. Bekijk dus goed wat er in de voorovereenkomst wordt geregeld en onderhandel daar over. De bepalingen uit de voorovereenkomst hebben vaak betrekking op overdracht van auteursrecht (of een licentie) en op de honorering. En dat zijn misschien wel de twee belangrijkste onderwerpen van de afspraken tussen jou en de uitgever. Wat geldt voor het contract, geldt ook voor de voorovereenkomst.

Overwegingen

In sommige contracten staan aan het begin een aantal overwegingen. Deze zijn meestal opgenomen om het doel van het contract duidelijk te maken, de verhouding tussen uitgever en auteur te verhelderen en het werk te beschrijven. Bekijk goed wat er in staat vermeld. Het is namelijk een middel tot interpretatie van het contract. Rechters gebruiken dit soort overwegingen ook om de overeenkomst te interpreteren.

Overdracht en licentie

Een van de belangrijkste bepalingen van het contract (en dus ook van een eventuele voorovereenkomst) is de vraag of je je auteursrechten overdraagt of een licentie verleent. Bij overdracht gaat het auteursrecht op je werk definitief over naar de verkrijger, vaak de uitgever. Bij volledige overdracht van je auteursrecht heb je niets meer te zeggen over je werk: de uitgever heeft nu immers alle rechten in handen. Zo’n volledige overdracht van rechten kan overigens alleen schriftelijk plaatsvinden, nooit mondeling. Bovendien behoud je je persoonlijkheidsrechten, want die zijn niet overdraagbaar.

Het verlenen van een licentie is een andere manier om de uitgever in staat te stellen je werk
te gebruiken. Bij een licentie behoud je zelf je rechten, maar je geeft de uitgever een
gebruiksrecht. Bijvoorbeeld voor het gebruik van je tekst in een bepaald boek, maar niet
voor het gebruik in een database. Het voordeel van een licentie is dat je heel
nauwkeurig kunt bepalen wat de uitgever mag doen met je werk. Met een beperkte
licentie, kunt je voor elke nieuwe gebruiksvorm een vergoeding vragen. De uitgever
moet immers steeds bij je terugkomen om toestemming te vragen indien hij/zij een nieuwe
vorm van gebruik van je werk wil toepassen. Bovendien voorkomt je met een beperkte
licentie dat de uitgever je tekst in andere publicaties gebruikt, terwijl je hier geen vergoeding
voor ontvangt. Het is dus belangrijk om het te verstrekken gebruiksrecht zeer nauwkeurig te
specificeren en daarmee te beperken. Bijvoorbeeld naar tijd, medium, territorium, oplage,
exclusiviteit, etc.

Nevenrechten

De term nevenrechten wordt doorgaans gebruikt voor de rechten die niet direct te maken hebben met de hoofdexploitatie van je werk. De belangrijkste openbaarmaking en exploitatie van je werk is meestal de verkoop van het boek, de CD-rom, enz. De uitgever verkoopt je werk aan derden en daarvoor betaalt de uitgever een vergoeding, al dan niet in de vorm van een royaltypercentage. Er zijn echter ook andere vormen van gebruik (openbaarmaking of verveelvoudiging) van je werk waarvoor een vergoeding moet worden betaald. Het uitlenen van je boek door een bibliotheek is een openbaarmaking en het kopiëren door bijvoorbeeld een school is een verveelvoudiging. Voor deze openbaarmaking of verveelvoudiging ontvangt je een vergoeding die collectief is geregeld. Het is immers geen doen om van iedere kopie op alle scholen in Nederland bij te houden of dat wellicht om jouw werk gaat. Deze vergoedingen worden geïnd door speciaal daarvoor opgerichte stichtingen (zoals Cedar) die deze vergoedingen aan jou of aan je uitgever uitbetalen. Of jij of je uitgever deze ‘nevenrechten’ ontvangt, hangt af van wat in je contract staat. Sommige van deze nevenrechten kunt je namelijk overdragen aan de uitgever. Uitgevers willen dat uiteraard graag: het is voor hen een extra inkomstenbron. Let dus op bepalingen die spreken van de overdracht van nevenrechten of de overdracht van rechten of opbrengsten uit collectieve regelingen. Het recht op ‘reprogelden’ kan niet worden overgedragen aan de uitgever.

Persoonlijkheidsrechten


In je contract kun je een bepaling tegenkomen over de ‘persoonlijkheidsrechten.’ Deze term
wordt overigens vaak niet in deze bewoordingen benoemd. Ze staan meestal in de buurt van bepalingen over overdracht of licentie.

De persoonlijkheidsrechten houden het volgende in:
1. je kunt je verzetten tegen publicatie van je werk zonder vermelding van je naam,
zolang dat redelijk is;
2. je kunt je verzetten tegen wijzigingen in de naamsvermelding of tegen publicatie van het
werk onder een andere naam;
3. je kunt je verzetten tegen wijzigingen die zonder jouw toestemming in je werk worden
aangebracht, zolang dat redelijk is;
4. je kunt je verzetten tegen elke misvorming, verminking of andere aantasting van je
werk, welke nadeel zou kunnen toebrengen aan je eer of naam.

Persoonlijkheidsrechten kun je niet overdragen. Ook als je je auteursrecht hebt overgedragen, behoud je deze rechten dus gewoon. Maar je kunt wel afstand doen van de persoonlijkheidsrechten onder 1 t/m 3. Je verklaart dan er geen beroep op te zullen doen. In de praktijk houdt dit bijna hetzelfde in als overdracht.

Let op: het is gunstiger om geen afstand te doen van deze rechten. Het recht op naamsvermelding is voor auteurs immers belangrijk. Bovendien wil je in bepaalde gevallen misschien juist niet vermeld worden, omdat je het niet eens bent met het eindresultaat van de uiteindelijke uitgave. Dit kun je eisen, mits je geen afstand van de persoonlijkheidsrechten hebt gedaan.

Ook wat betreft het aanbrengen van wijzigingen in je werk is het van belang je persoonlijkheidsrechten te behouden. Als bijvoorbeeld de uitgever een bewerking maakt voor een CD-rom of database en je deze bewerking wilt tegenhouden, omdat de bewerking afbreuk doet aan je werk.

Vrijwaring


In de meeste contracten staat een bepaling waarin je de uitgever vrijwaart voor aanspraken van derden. Het doel van deze bepaling is vaak niet onredelijk. De uitgeverij wil zeker weten dat het werk dat je aanlevert ook echt van jouw is, dat je het zelf hebt gemaakt. Dan pas heb je het volledige recht om het werk over te dragen of een licentie te verlenen. Als je zonder toestemming werk van derden verwerkt in jouw werk, kan de uitgever door die derde aansprakelijk worden gesteld. Een vrijwaring voor aanspraken op intellectueel eigendomsgebied is dus niet onredelijk. Sommige contracten vragen echter een vrijwaring voor álle aanspraken van derden. Het blijft dan niet beperkt tot intellectueel eigendomsrecht. Dat is niet redelijk. Voor aanspraken van derden wegens bijvoorbeeld smaad of belediging wil je niet vrijwaren. Daarvoor is de uitgever medeverantwoordelijk. Zorg er dus altijd voor dat je vrijwaring beperkt blijft tot
vorderingen/aanspraken/inbreuken op de intellectueel eigendomsrechten van derden. En dus
niet op álle rechten.

Illustraties en andere mee te leveren werken

Regelmatig bevat de bijdrage van een auteur illustraties of andere werken die met het manuscript worden meegeleverd. Als dergelijke illustraties of andere werken afkomstig zijn van een derde, dan moet je goed nagaan aan wie de rechten op dergelijke illustraties toekomen. Wanneer je bijvoorbeeld met de uitgever overeenkomt dat jouw bijdrage in exclusieve licentie wordt gegeven aan de uitgever en je illustraties van een derde meelevert, dan moet je van die derde datzelfde exclusieve recht verkrijgen. Je kunt immers niet meer rechten aan de uitgever verlenen, dan je zelf hebt. Het handigst is als de uitgever zélf de contracten met degene die illustraties of andere auteursrechtelijk beschermde werken levert rechtstreeks regelt. Jij bent dan niet aansprakelijk voor eventuele gebreken in de rechtenverlening. Gaat de uitgever daarmee niet akkoord, dan moet jij van de derde-leverancier, voldoende bevoegdheden verkrijgen voor zijn bijdragen. Zorg dus voor goede afspraken te maken met de derde-leverancier.

Exclusiviteit/non-concurrentiebeding

De meeste uitgevers willen dat je het werk exclusief voor hen maakt. Het contract heeft daarvoor vaak een bepaling: een zogenaamd non-concurrentiebeding. Daarin staat bijvoorbeeld dat je geen werk bij een andere uitgever mag uitgeven dat concurreert met de uitgave waarvoor je het contract afsluit. Dat hoeft niet onredelijk te zijn, mits het je niet onmogelijk wordt gemaakt om voor andere uitgevers te werken. En mits de beslissing hierover niet alleen aan de uitgever wordt overgelaten. Daarom is het belangrijk een non-concurrentiebeding beperkt te houden. Een non-concurrentiebeding moet een termijn bevatten en heel nauwkeurig omschrijven om welke werken het gaat. Het kan immers niet zo zijn dat een bioloog niet meer bij een andere uitgever terecht kan met een werk over biologie. Dat zou het uitoefenen van zijn beroep onmogelijk maken.

Auteursteams

Als je werkt in een auteursteam heb je buiten de uitgever te maken met teamgenoten. Het hangt af van de soort uitgave waar je aan werkt welke regeling voor jouw en je teamgenoten het beste is. Als van iedere auteur afzonderlijk de bijdrage herkenbaar moet zijn, is het meestal het beste dat elke auteur een afzonderlijk contract afsluit. Je hebt over een eigen deel van het werk het auteursrecht en daarover maak je afspraken. Maar als de bijdragen van de auteurs niet ‘splitsbaar’ zijn, dan heb je met je teamgenoten een gemeenschappelijk auteursrecht. Een zelfde contract voor het hele team is dan het meest toepasselijk.

De uitgever kan overigens op het geheel ook auteursrecht hebben, het zogenaamde
‘verzamelaarsauteursrecht’. Dit recht van de uitgever bestaat dan naast dat van jouw en je
teamgenoten. In onderhandeling met de uitgever is het belangrijk om met je team één lijn te trekken.
Uiteraard wordt het uiteindelijke resultaat onderling verdeeld, vaak naar inspanning
of taak binnen het team. Maar zorg ervoor dat de uitgever jou en je teamgenoten niet tegen
elkaar kan uitspelen. Dat ondermijnt je onderhandelingspositie. Uitgevers zeggen vaak dat
het auteursrecht moet worden overgedragen, omdat er gewerkt wordt in een team, met als argument dat de continuïteit op het spel staat en dat de bijdragen niet individueel herleidbaar zijn. Ga daar niet zomaar mee akkoord. Een vorm van een licentie is meestal heel goed mogelijk. Bovendien is het verstandig om in het contract op te nemen dat het team een nieuwe auteur aanwijst, eventueel op voordracht van de uitgever. Jullie moeten immers samen met deze auteur aan de slag en een goede verstandhouding binnen het auteursteam is voor iedereen van belang.

Inlevering manuscript/correctie

Het is belangrijk heldere afspraken te maken over de acceptatieprocedure van de kopij. Wanneer lever je de kopij in? Hoe geeft de uitgever aan dat de kopij is geaccepteerd? Wie beslist dat de kopij niet van voldoende niveau is? Hoeveel tijd krijg je voor correctie? Het is verstandig in het contract op te nemen dat de uitgever de acceptatie van de kopij schriftelijk meedeelt. Bovendien komt in sommige contracten voor dat de uitgever het recht heeft iemand aan te wijzen die je werk zal bewerken, als het van onvoldoende niveau zou zijn. Let hier goed op en wijzig zo mogelijk. Uitgevers willen namelijk wel aanvoeren dat het werk, na bewerking door de derde, niet meer volledig van jouw is, maar voor een gedeelte ook van de bewerker. En dat geeft de uitgever de kans een lager percentage van de royalty’s uit te betalen.

Eigen gebruik


Als je je auteursrechten overdraagt of een heel uitgebreide licentie verleent, kan het zo zijn
dat je je werk maar in heel beperkte mate mag gebruiken voor jezelf. Je mag dan alleen gebruik maken van je werk zoals anderen dat ook mogen. In de wet is geregeld dat iedereen, dus ook derden, een auteursrechtelijk beschermd werk mag gebruiken voor ‘eigen gebruik’. Je mag een film thuis bekijken of een boek lezen. Maar zodra je die film vertoont in een openbare gelegenheid heb je toestemming nodig van degene die het auteursrecht op het werk bezit.

Als je al auteursrechten overdraagt of een heel uitgebreide licentie verleent (een exclusieve licentie, met uitsluiting van jezelf, betekent bijna hetzelfde als overdracht), dan mag je je werk bijvoorbeeld niet op je eigen website plaatsen. Wil je dat wel dan moet je hierover een bepaling in het contract op nemen.

Honorarium en royalty’s


Er zijn verschillende mogelijkheden om je voor je werk te laten honoreren. Dat kan zijn een eenmalig bedrag tegen inlevering van het manuscript, of een percentage van de door de uitgever gegenereerde omzet met het werk. In het algemeen zijn afspraken waarbij je als auteur een eenmalige vergoeding ontvangt, vaak tegen overdracht van uw auteursrechten aan de uitgever, niet aan te raden. Je profiteert dan niet mee van een succesvolle exploitatie in de toekomst en ook profiteer je niet mee van alle mogelijke exploitatievormen van je werk (uitgave in boekvorm, op digitale drager, via het internet, opname in een databank e.d.). Het verdient daarom de voorkeur om met de uitgever royalty percentages overeen te komen per mogelijke vorm van exploitatie van het werk en per aantal verkochte exemplaren. Doorgaans gebeurt dit in een zgn. staffel. Over de hoogte van de percentages kun je met je uitgever onderhandelen.

Daarnaast is het van belang om vooraf duidelijkheid te hebben over de berekening van de
royalty’s. Welke kosten mag de uitgever in mindering brengen? Wordt de royalty jaarlijks
berekend? Het is redelijk slechts de kosten die direct verband houden met de exploitatie van
je werk in mindering te brengen.

Om zeker te zijn van een vergoeding, los van al dan niet te genereren verkopen, kun je een voorschot op de royalty’s overeen komen. Dat voorschot is verkenbaar met de naderhand te ontvangen royalty’s. Je bent dan verzekerd van betaling van een vast bedrag vooraf en/of bij inlevering van het manuscript, onafhankelijk van de omvang van de uiteindelijke exploitatie van het werk. Een dergelijk voorschot moet altijd nietterugvorderbaar zijn, zodat je dat bedrag nooit hoeft terug te betalen als onvoldoende verkopen worden gegenereerd.

De eerder genoemde staffel moet percentages bevatten die oplopen naarmate de uitgeverij
meer exemplaren van het werk verkoopt. Wordt je werk een bestseller, dan profiteer je daar
op deze wijze ook van mee.

Afrekening en controle


Met de uitgever kom je overeen dat deze regelmatig, bijvoorbeeld jaarlijks, een royaltyberekening opstuurt. Dit is de berekening van de jou toekomende royalty’s over de achterliggende periode. Controleer die goed, want er kunnen fouten in voorkomen. Bovendien is het gebruikelijk in de overeenkomst een bepaling op te nemen die je het recht geeft de verstrekte afrekening te controleren door het (laten) doen van een accountantscontrole van de administratie van de uitgever. Meestal zijn de kosten van een dergelijk accountantsonderzoek voor de auteur. Maar bij een meer dan marginale afwijking in de boeken, kunnen de kosten op de uitgever worden verhaald.

Opzegbaarheid


Er zijn situaties denkbaar waarin je de uitgeef-overeenkomst met je uitgeverij wilt beëindigen. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin de uitgeverij het werk niet of nauwelijks exploiteert, of als de uitgeverij wordt overgenomen door een andere uitgeverij. Zorg ervoor dat je overeenkomt dat je in dergelijke situaties de overeenkomst met de uitgeverij door opzegging kunt beëindigen. De verleende rechten vallen dan weer aan jou terug en je kunt de uitgave door een andere uitgeverij, of zelf, exploiteren.Zorg ook dat je overeenkomt dat je de overeenkomst onmiddellijk kunt beëindigen,
als de uitgeverij haar (betalings-) verplichtingen niet nakomt, of bijvoorbeeld in
staat van faillissement wordt verklaard.

Stichting Rechtshulp Auteurs


De Stichting Rechtshulp Auteurs is in 1990 opgericht om financiële ondersteuning te bieden
aan schrijvers en vertalers die bijstand of bemiddeling van juridische of boekhoudkundige
aard behoeven in conflicten die verband houden met hun auteurschap. Een eerste advies,
indien door het Rechtshulpbestuur toegewezen, wordt tot 1000 euro vergoed. Voor verdere
bemiddeling in een zaak moet opnieuw ondersteuning worden aangevraagd. Als het
bestuur van Rechtshulp beslist de zaak te steunen wordt een eigen bijdrage van 5% van de
advocaatkosten gevraagd. Een van de voorwaarden voor rechtshulp is dat de uitkomst van de
procedure in principe van belang is voor de hele beroepsgroep waartoe de aanvrager behoort.
Maar ook het financiële belang van de aanvrager wordt gewogen. Voor meer informatie kun je het Reglement van de Stichting Rechtshulp Auteurs downloaden. Advies en ondersteuning
voor een dergelijke aanvraag geschiedt via de coördinator van de VvEA.